Även med färre än tio anställda ska arbetsgivaren dokumentera riskbedömningar och handlingsplaner skriftligt. Däremot ställer AFS 2023:1 vissa andra skriftlighetskrav först vid tio eller fler arbetstagare. Storleken påverkar alltså dokumentationsformen för vissa delar, men tar inte bort arbetsmiljöarbetet.
Vad gäller för SAM med färre än tio anställda?
SAM betyder systematiskt arbetsmiljöarbete: att organisera, genomföra och följa upp arbetet för att förebygga ohälsa och olycksfall. AFS 2023:1 gäller även små verksamheter med arbetstagare. Arbetsgivaren behöver bland annat ha en arbetsmiljöpolicy och rutiner, fördela uppgifter och se till att kunskaperna räcker för arbetet.
Gränsen tio arbetstagare finns i bestämmelserna om skriftlig arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och dokumentation av årlig uppföljning. Under gränsen gäller fortfarande själva skyldigheterna. Det kan därför vara praktiskt att skriva ner dessa delar även när just skriftligheten inte krävs av bestämmelsen.
Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga
Enligt 11 § ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsmiljöförhållandena och bedöma risker. När ändringar planeras ska arbetsgivaren undersöka och bedöma de risker förändringen kan medföra. Riskbedömningen ska alltid dokumenteras skriftligt, och visa vilka riskerna är och om de är allvarliga.
En liten arbetsplats behöver inte använda ett omfattande dokument bara för att uppfylla formen. Beskriv arbetsmoment, risk och relevanta förutsättningar så att bedömningen går att förstå. Om dokumentet bara säger inga risker utan ett användbart underlag kan det vara svårt att visa vad som faktiskt har undersökts.
Åtgärder som väntar ska in i en handlingsplan
AFS 2023:1, 13 §, kräver att åtgärder som inte genomförs omedelbart dokumenteras i en skriftlig handlingsplan. Den ska ange när varje åtgärd ska vara genomförd och vem som ska se till att den genomförs. Genomförda åtgärder ska kontrolleras.
Du kan kombinera riskbedömning och handlingsplan i ett tydligt dokument. Skriv gärna vilken risk åtgärden avser så att sambandet går att följa. Ett mötesprotokoll kan fungera som del av underlaget om det faktiskt innehåller den information som behövs. Rubriken handlingsplan är mindre viktig än det användbara innehållet.
Allvarliga risker kräver skriftliga instruktioner
Enligt 10 § ska det finnas skriftliga instruktioner för hur arbetet utförs säkert när riskerna i arbetet är allvarliga. Instruktionerna ska anpassas till målgruppen och hållas aktuella. Det gäller oavsett att arbetsgruppen är liten eller känner varandra väl.
Skilj dessa instruktioner från en allmän introduktion och från riskbedömningen. Riskbedömningen identifierar och värderar risken. Instruktionen hjälper arbetstagaren förstå det säkra arbetssättet. Om den egna kunskapen inte räcker behöver arbetsgivaren ta hjälp innan ett osäkert arbetssätt skrivs ner.
Exempel: en mindre verksamhet planerar en ändring
I ett tänkt företag med sju arbetstagare ska en ny arbetsuppgift införas. Arbetsgivaren undersöker tillsammans med berörda vad uppgiften innebär och dokumenterar riskbedömningen. En åtgärd behöver utföras före införandet och tas in i en handlingsplan med ansvarig och tidpunkt.
Företaget väljer också att dokumentera sin rutin och uppgiftsfördelning för att undvika oklarheter. Det är i detta exempel ett praktiskt val, medan riskbedömningen och den väntande åtgärdens handlingsplan omfattas av skriftlighetskrav. Även andra föreskrifter kan ställa krav för verksamhetens särskilda risker.
En enkel kontroll för arbetsgruppen
- Finns skriftliga och aktuella riskbedömningar?
- Har väntande åtgärder ansvarig och tidpunkt i handlingsplanen?
- Finns målgruppsanpassade skriftliga instruktioner vid allvarliga risker?
- Vet berörda hur arbetsmiljöarbetet genomförs och vem som gör vad?
- Genomförs årlig uppföljning även när skriftlig dokumentation inte krävs av storleksgränsen?
Kontrollera verksamhetens behov när ni väljer omfattning på dokumentationen. Undvik både ett stort system som ingen använder och muntliga överenskommelser som lämnar viktiga uppgifter oklara.
För en arbetsplats i Kalmar kan dessa frågor hjälpa er välja utbildning. Se sajtens kontaktväg för BAM i Kalmar och artikeln om att arbeta vidare med arbetsmiljöfrågor på APT. Grundutbildning stödjer arbetet men ersätter inte verksamhetens egna bedömningar och rutiner.
Utgå från arbetsgivarens verksamhet när du kontrollerar storleksgränsen, inte från hur många som råkar delta i ett möte. Om verksamheten växer behöver dokumentationen ses över. Blanda heller inte ihop skriftliga SAM-krav med särskilda krav på exempelvis arbetsutrustning eller exponering. Sådana frågor behöver kontrolleras mot de föreskrifter som gäller för just arbetet.
Källa och avsändare
Faktakontroll 9 oktober 2026: Arbetsmiljöverket, AFS 2023:1, gällande grundföreskrifter. Exempel och checklistor är redaktionella rekommendationer. Avsändare: AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Illustrativt foto: Vitaly Gariev / Unsplash, använt enligt Unsplash-licensen.